Google Workspace + GCP

2.1. ¿Qué es Google Apps Script y Por Qué te Importa?

GAS (Google Apps Script) es JavaScript que se ejecuta en los servidores de Google. No necesitas instalar nada. No necesitas servidor. Solo abres el editor desde Google Sheets, Docs o Forms, y escribes código.

Lo que puedes automatizar como PM:

2.2. El Límite Letal: 6 Minutos

Google impone cuotas estrictas a Apps Script. Las más críticas:

El problema: si tienes que procesar 500 respuestas de Forms, cada una requiere crear un evento en Calendar y un documento en Docs. El script puede tardar más de 6 minutos. Google lo mata a la mitad. 200 formularios quedan sin procesar y no te enteras.

La solución: el boilerplate de Resiliencia, un patrón que rodea el muro en un ciclo:

2.3. Google Cloud Run: Cuando Apps Script No Alcanza

Apps Script es ideal para automatización ligera dentro de Workspace. Pero si necesitas:

• Procesar datos masivos (>6 min).
• Usar librerías Python.
• Exponer un endpoint HTTP público.

Entonces necesitas Cloud Run: un servicio de GCP que ejecuta contenedores Docker y escala a cero cuando no se usa. El Free Tier de GCP te da 2 millones de peticiones al mes gratuitas.

1. Preparar el entorno
   1. Ve a script.google.com.
   2. Haz clic en "Nuevo proyecto".
   3. Nómbralo: Flujo_Proyectos_Agencia.
   4. El editor se abre. Ahí escribes el código.
2. Script base: Forms → Calendar → Docs

   Escenario: un cliente llena un formulario de solicitud de proyecto y, automáticamente, el sistema dispara tres acciones en paralelo:

   📋 Google Forms

   Trigger: "Al enviarse un formulario" → procesarFormulario(e)

   ↓   ↓   ↓

   📅 Calendar

   Evento de kickoff con fecha del formulario y 1 h de duración.

   📄 Docs

   Documento de alcance generado desde plantilla, en la carpeta del proyecto.

   ✉️ Gmail

   Email de confirmación al cliente con enlace al doc y fecha de reunión.

   El flujo del módulo: 1 trigger, 3 acciones en paralelo, 0 minutos del PM.
   ✓

   Tip

   No copies el código a ciegas: el bloque CONFIG del inicio centraliza los IDs y textos que debes ajustar (carpeta de Docs, asunto del email). Si algo falla, revisa primero ahí.

   // Configuración del proyecto
   var CONFIG = {
     CALENDAR_ID: CalendarApp.getDefaultCalendar().getId(),
     DOCS_FOLDER_ID: 'ID_DE_LA_CARPETA', // Reemplazar con el ID de tu carpeta
     EMAIL_ASUNTO: 'Confirmación de recepción de proyecto',
     EMAIL_REMITENTE: Session.getActiveUser().getEmail(),
   };
   
   /**
    * Punto de entrada: se ejecuta cuando alguien llena el Formulario.
    * Conecta el script al Formulario desde el editor de Apps Script:
    * Editar → Disparadores del proyecto actual → Agregar disparador
    *   - Elegir función: procesarFormulario
    *   - Desplegar en: Al enviarse un formulario
    */
   function procesarFormulario(e) {
     try {
       // e.values contiene los datos del formulario en orden de columnas
       var datos = e.values;
       var nombreCliente = datos[1];      // Asume que la columna 1 es "Nombre"
       var emailCliente = datos[2];       // Asume que la columna 2 es "Email"
       var descripcion = datos[3];        // Asume que la columna 3 es "Descripción"
       var fechaKickoff = new Date(datos[4]); // Asume que la columna 4 es "Fecha de kickoff"
   
       // Paso 1: Crear evento en Calendar
       var evento = crearEventoCalendar(nombreCliente, fechaKickoff);
       Logger.log('Evento creado: ' + evento.getId());
   
       // Paso 2: Crear documento de alcance
       var doc = crearDocumentoAlcance(nombreCliente, descripcion);
       Logger.log('Documento creado: ' + doc.getUrl());
   
       // Paso 3: Enviar email de confirmación
       enviarEmailConfirmacion(emailCliente, nombreCliente, evento, doc);
       Logger.log('Email enviado a: ' + emailCliente);
   
     } catch (error) {
       Logger.log('Error procesando formulario: ' + error.message);
       // Notificar al PM que algo falló
       MailApp.sendEmail(
         Session.getActiveUser().getEmail(),
         'Error en flujo de proyectos',
         'Ocurrió un error al procesar el formulario:\n\n' + error.message
       );
     }
   }
   
   /**
    * Crea un evento en Google Calendar para la reunión de kickoff.
    */
   function crearEventoCalendar(nombreCliente, fechaKickoff) {
     var calendario = CalendarApp.getDefaultCalendar();
     var evento = calendario.createEvent(
       'Kickoff: ' + nombreCliente,
       fechaKickoff,
       new Date(fechaKickoff.getTime() + 60 * 60 * 1000), // 1 hora de duración
       {
         description: 'Reunión inicial con ' + nombreCliente + ' para definir alcance del proyecto.'
       }
     );
     return evento;
   }
   
   /**
    * Crea un Documento de Google con la plantilla de alcance del proyecto.
    */
   function crearDocumentoAlcance(nombreCliente, descripcion) {
     var carpeta = DriveApp.getFolderById(CONFIG.DOCS_FOLDER_ID);
     var doc = DocumentApp.create('Alcance - ' + nombreCliente);
   
     var body = doc.getBody();
     body.appendParagraph('Documento de Alcance del Proyecto')
         .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
     body.appendParagraph('Cliente: ' + nombreCliente);
     body.appendParagraph('Fecha: ' + new Date().toLocaleDateString());
     body.appendParagraph('');
     body.appendParagraph('Descripción del proyecto:')
         .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING2);
     body.appendParagraph(descripcion);
     body.appendParagraph('');
     body.appendParagraph('Criterios de Éxito:')
         .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING2);
     body.appendParagraph('[Por definir con el cliente en la reunión de kickoff]');
   
     doc.saveAndClose();
   
     // Mover el documento a la carpeta del proyecto
     var archivo = DriveApp.getFileById(doc.getId());
     carpeta.addFile(archivo);
     DriveApp.getRootFolder().removeFile(archivo);
   
     return doc;
   }
   
   /**
    * Envía un email de confirmación al cliente.
    */
   function enviarEmailConfirmacion(email, nombre, evento, doc) {
     var asunto = CONFIG.EMAIL_ASUNTO;
     var cuerpo = 'Hola ' + nombre + ',\n\n';
     cuerpo += 'Hemos recibido tu solicitud de proyecto. Aquí están los detalles:\n\n';
     cuerpo += 'Reunión de kickoff: ' + evento.getStartTime().toLocaleString() + '\n';
     cuerpo += 'Documento de alcance: ' + doc.getUrl() + '\n\n';
     cuerpo += 'Cualquier duda, quedo atento.\n\n';
     cuerpo += 'Saludos,\n';
     cuerpo += Session.getActiveUser().getDisplayName();
   
     MailApp.sendEmail(email, asunto, cuerpo);
   }
   

3. El Boilerplate de Resiliencia (anti-6-minutos)

   Este es el código que te permite procesar lotes grandes de datos sin que Google mate tu script.

   Crea un archivo nuevo en el mismo proyecto: Resiliencia.gs

   /**
    * BOILERPLATE DE RESILIENCIA
    *
    * Este código permite que un script de Apps Script procese
    * grandes volúmenes de datos sin morir en el intento.
    *
    * Estrategia:
    * 1. Mide el tiempo transcurrido constantemente.
    * 2. Si se acerca a los 5 minutos (limite real: 6),
    *    guarda el progreso en PropertiesService.
    * 3. Programa un trigger para relanzar la función en 1 minuto.
    * 4. Termina la ejecución actual ordenadamente.
    * 5. En la próxima ejecución, retoma desde el índice guardado.
    *
    * Uso: Configura un trigger basado en tiempo (cada hora, por ejemplo)
    *      que ejecute procesarLote().
    */
   
   var NOMBRE_LLAVE_PROGRESO = 'indice_actual';
   var MARGEN_SEGURIDAD_MINUTOS = 5; // Se detiene a los 5 min, dejando 1 min de margen
   
   /**
    * Punto de entrada para el procesamiento por lotes.
    */
   function procesarLote() {
     var TIEMPO_INICIO = new Date().getTime();
     var indice = obtenerProgreso();
     var TOTAL = 1000; // Simula 1000 registros a procesar
   
     Logger.log('Iniciando procesamiento desde índice: ' + indice + ' de ' + TOTAL);
   
     for (var i = indice; i < TOTAL; i++) {
       // --- SIMULACIÓN: Aquí va tu lógica real de procesamiento ---
       procesarRegistro(i);
   
       // --- CONTROL DE TIEMPO: ¿Nos estamos acercando al límite? ---
       var tiempoEjecucion = (new Date().getTime() - TIEMPO_INICIO) / 1000 / 60;
       if (tiempoEjecucion >= MARGEN_SEGURIDAD_MINUTOS) {
         // Guardamos el progreso antes de detenernos
         guardarProgreso(i + 1);
         programarReintento();
         Logger.log('Pausa programada en índice: ' + (i + 1) +
                    '. Ejecutados: ' + (i - indice) + ' registros en ' +
                    tiempoEjecucion.toFixed(2) + ' minutos.');
         return; // <- Termina la ejecución actual, Google no mata el script
       }
     }
   
     // Si llegamos aquí, procesamos todo el lote
     Logger.log('✅ Procesamiento completo: ' + TOTAL + ' registros.');
     limpiarProgreso();
   
     // Opcional: limpiar triggers ya que el trabajo terminó
     limpiarTriggers();
   }
   
   /**
    * Simula el procesamiento de un registro individual.
    * En un caso real, aquí crearías eventos, documentos, etc.
    */
   function procesarRegistro(indice) {
     // Cada registro toma ~0.5 segundos simulados
     Utilities.sleep(500);
   }
   
   /**
    * Lee el progreso guardado desde PropertiesService.
    */
   function obtenerProgreso() {
     var props = PropertiesService.getScriptProperties();
     var valor = props.getProperty(NOMBRE_LLAVE_PROGRESO);
     return valor ? parseInt(valor, 10) : 0;
   }
   
   /**
    * Guarda el progreso actual en PropertiesService.
    * Estos datos persisten entre ejecuciones del script.
    */
   function guardarProgreso(indice) {
     var props = PropertiesService.getScriptProperties();
     props.setProperty(NOMBRE_LLAVE_PROGRESO, indice.toString());
   }
   
   /**
    * Elimina el progreso guardado (se llama cuando el lote terminó).
    */
   function limpiarProgreso() {
     var props = PropertiesService.getScriptProperties();
     props.deleteProperty(NOMBRE_LLAVE_PROGRESO);
   }
   
   /**
    * Programa un trigger para ejecutarse en 1 minuto.
    * Esto asegura que el procesamiento continúe automáticamente.
    */
   function programarReintento() {
     // Primero limpiamos triggers anteriores para no acumular
     limpiarTriggers();
   
     // Creamos un nuevo trigger que ejecutará procesarLote en 1 minuto
     ScriptApp.newTrigger('procesarLote')
       .timeBased()
       .after(60 * 1000) // 60,000 milisegundos = 1 minuto
       .create();
   
     Logger.log('Trigger programado para continuar en 1 minuto.');
   }
   
   /**
    * Limpia todos los triggers basados en tiempo para esta función.
    * Esto evita que se acumulen triggers huérfanos.
    */
   function limpiarTriggers() {
     var triggers = ScriptApp.getProjectTriggers();
     for (var i = 0; i < triggers.length; i++) {
       if (triggers[i].getHandlerFunction() === 'procesarLote') {
         ScriptApp.deleteTrigger(triggers[i]);
       }
     }
   }
   
   /**
    * Función auxiliar para probar el Boilerplate manualmente.
    * Abre Apps Script, selecciona esta función y haz clic en "Ejecutar".
    */
   function probarProcesamiento() {
     Logger.log('🧪 Prueba del Boilerplate de Resiliencia');
     Logger.log('Procesará registros hasta alcanzar el límite de ' +
                 MARGEN_SEGURIDAD_MINUTOS + ' minutos, luego se pausará.');
   
     // Limpia cualquier progreso anterior
     limpiarProgreso();
   
     // Ejecuta el procesamiento
     procesarLote();
   }
   

4. Configurar los triggers

   Los tres tipos de trigger que existen en Apps Script:

   📋 Formulario

   "Al enviarse un formulario": dispara el flujo en tiempo real.

   ⏰ Tiempo

   "Cada hora / cada día a las 8 AM": para lotes y reportes.

   ✏️ Edición

   "Al editar una celda en Sheets": para validaciones y avisos.

   Trigger 1: Formulario → Script. En el editor de Apps Script, ve a "Triggers" (reloj) y agrega uno nuevo:

   • Función: procesarFormulario
   • Evento: "Al enviarse un formulario"
   • Fuente: el Forms específico (o "Hoja de cálculo" si usas Sheets como destino).

   Trigger 2: Tiempo → Procesamiento por lotes. Agrega otro trigger:

   • Función: procesarLote
   • Tipo: "Basado en tiempo"
   • Intervalo: "Cada hora" (el Boilerplate controla los 6 min internamente).
5. Extensión a GCP Cloud Run (opcional)

   Si necesitas procesamiento más pesado (generar PDFs, procesar imágenes, correr modelos), puedes conectar Apps Script a Cloud Run con UrlFetch:

   En Apps Script, hacer una petición a Cloud Run:

   function llamarCloudRun() {
     var url = 'https://TU-SERVICIO.run.app/procesar';
     var payload = {
       cliente: 'Nombre Cliente',
       descripcion: 'Descripción del proyecto'
     };
   
     var options = {
       method: 'post',
       contentType: 'application/json',
       payload: JSON.stringify(payload),
       muteHttpExceptions: true
     };
   
     try {
       var respuesta = UrlFetchApp.fetch(url, options);
       Logger.log('Respuesta de Cloud Run: ' + respuesta.getContentText());
     } catch (error) {
       Logger.log('Error llamando Cloud Run: ' + error.message);
     }
   }
   

4.1. El Flujo Automatizado de una Agencia de Marketing

4.2. Diagnóstico Rápido

• Autodiagnóstico: ¿necesitas este módulo hoy?
• ¿Pasas más de 2 horas semanales copiando datos de un Forms a otras herramientas? → Urgente automatizar. (¿Menos de 30 min? Aun así: ¿ese tiempo no vale más en estrategia?)
• ¿Tu equipo usa Google Workspace pero nadie ha abierto Apps Script? → Están dejando dinero sobre la mesa: el 90% de las automatizaciones que necesitas se hacen desde el navegador.
• ¿Has tenido scripts que se "cuelgan" sin explicación? → Probablemente llegaron al límite de 6 minutos: implementa el Boilerplate de Resiliencia.

4.3. Entregable del Módulo

Aprobación: 2 de 3 criterios en "Aprobado" o superior.

Para avanzar al Módulo 10: en lugar de un email de confirmación simple, modifica el script para enviar un resumen a un webhook de n8n. Así conectas Apps Script con un workflow de orquestación externo.

Kit: Google Apps Script + GCP

📁 kits/m09-apps-script/